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Executive Assistants

Other titles : administrative assistant (health and social services network), legislative assistant, ministerial assistant

Details

Description :

Executive assistants co-ordinate administrative procedures, public relations activities and research and analysis functions for members of legislative assemblies, ministers, deputy ministers, corporate officials and executives, committees and boards of directors. They are employed by governments, corporations and associations.

Main duties :

  • establish and co-ordinate administrative policies and procedures for officials, committees and boards of directors;
  • analyze incoming and outgoing memoranda, submissions and reports and prepare and co-ordinate the preparation and submission of summary briefs and reports to the executive, committees and boards of directors;
  • prepare agendas and make arrangements for committee, board and other meetings;
  • conduct research, compile data, and prepare papers for consideration and presentation by the executive, committees and boards of directors;
  • meet with individuals, special interest groups and others on behalf of the executive, committees and boards of directors to discuss issues and assess and recommend various courses of action;
  • liaise with departmental and corporate officials and with other organizations and associations on behalf of the executive, committees and boards of directors.

Regions where this career
has the best propspects:

  • Chaudière-Appalaches
  • Montréal
  • Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine
  • Nord-du-Québec
  • Laval
  • Mauricie
  • Centre-du-Québec
  • Capitale-Nationale
  • Côte-Nord
  • Lanaudière
  • Abitibi-Témiscamingue
  • Laurentides
  • Montérégie

Training

DIPLOMA OF VOCATIONAL STUDIES (DVS)

 

SECRETRARIAL STUDIES

Program length: one and a half years

Program Objectives

To develop in the students the competencies required to apply the following principles, rules and methods: integrate harmoniously into the school and work environments; to proofread business texts; to apply a keyboarding technique; to manage administrative information; to understand and identify various management approaches to quality; to manage their time; to design the visual format of a document; to write business correspondence; to use database software; to use the basic functions of word processing software; to use the basic functions of spreadsheet software; to use the advanced function of word processing software; to use telecommunication tools; to communicate in a business in an office setting; to handle bilingual communications in an office setting; to produce and receive business correspondence; to produce documents; to handle requests regarding labour laws; to update files; to prepare business meetings; to carry out common and periodic accounting tasks; to produce business correspondence in French; to translate business correspondence into French. 

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DIPLOMA OF COLLEGE STUDIES (DCS)

 

ADMINISTRATION GÉNÉRALE   

(Programme expérimental)

Program length : 3 years

Program Objectives

Ce programme est conçu dans un mode d’organisation modulaire, à partir de trois programmes d’études en vigueur et développés à partir du cadre d’élaboration des programmes d’études techniques suivants : Techniques de bureautique (412.A0), Techniques de comptabilité et gestion (410.A0) et Techniques de l’informatique (420.A0).

Le mode d’organisation par modules est un parcours de formation diversifié et souple, qui tient compte de la possible discontinuité des études.

Ce programme vise la formation de techniciennes et de techniciens polyvalents pour répondre aux besoins d’entreprises de taille moyenne ou petite dans une grande diversité de domaines d’activité. Il présente un tronc commun obligatoire de 20 compétences pour assurer la polyvalence des personnes formées. De plus, il propose aux établissements une série de compétences au choix pour tenir compte des besoins régionaux et permettre une spécialisation accrue.  

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TECHNIQUES DE BUREAUTIQUE

Program length: 3 years

Program Objectives

Le programme Techniques de bureautique vise à former des secrétaires (sauf les domaines juridique et médical) spécialisées soit en coordination de bureau ou en éditique.

Voie de spécialisation A - Coordination du travail de bureau

Développer les compétences théoriques et pratiques en gestion, en relation interpersonnelles et en exploitation des logiciels et des nouveaux environnements informatiques. Préparer les élèves à la planification, l'organisation, la supervision et l'évaluation du travail d'une équipe rattachée à une unité de bureau, au recrutement et à la formation du personnel de l'unité de bureau. Préparer les élèves à la rédaction, la révision et la traduction de textes, à l'élaboration de procédures, à la gestion des ressources matérielles et financières d'une unité de bureau, à la gestion de bases de données, à la gestion documentaire et à l'organisation de séminaires, colloques, congrès et autres types d'événements. Développer le leadership et le sens des responsabilités des élèves.

Voie de spécialisation B - Micro-édition et hypermédia

Développer les compétences théoriques et pratiques tant au niveau des outils informatiques qu'au niveau de la rédaction, de la traduction et du traitement linguistique des textes. Préparer les élèves à la production, à la conception graphique et à la mise en pages de cahiers de formation, de formulaires, de rapports, de documents publicitaires, de bulletins et journaux internes, de présentations multimédias, de pages web et autres types de documents hypermédias. Préparer les élèves à la gestion de projets. Développer la créativité des élèves, leur sens de l'esthétisme et le souci du détail. 

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