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Administrative Officers

Other titles : administrative planning officer, administration analyst, administration services co-ordinator, office administrator

Details

Description :

Administrative officers oversee and implement administrative procedures, establish work priorities and co-ordinate the acquisition of administrative services such as office space, supplies and security services. They are employed throughout the private and public sectors.

Main duties :

  • oversee and co-ordinate office administrative procedures and review, evaluate and implement new procedures;
  • establish work priorities, delegate work to office support staff, and ensure deadlines are met and procedures are followed;
  • carry out administrative activities associated with admissions to post-secondary educational institutions;
  • administer policies and procedures related to the release of records in processing requests under government access to information and privacy legislation;
  • co-ordinate and plan for office services, such as accommodation, relocations, equipment, supplies, forms, disposal of assets, parking, maintenance and security services;
  • assist in preparation of operating budget and maintain inventory and budgetary controls;
  • assemble data and prepare periodic and special reports, manuals and correspondence.

Regions where this career
has the best propspects:

  • Montréal
  • Montérégie
  • Laval
  • Abitibi-Témiscamingue
  • Chaudière-Appalaches
  • Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine
  • Côte-Nord
  • Centre-du-Québec
  • Nord-du-Québec

Training

DIPLOMA OF VOCATIONAL STUDIES (DVS)

 

ACCOUNTING

Program length : one and a half years

Program Objectives

To develop the skills necessary to complete accounting tasks such as: to calculate and prepare the bills, invoices, receipts, payments, etc. of a business, to manage the petty cash, to produce the payroll, to calculate prices, to accurately complete and verify work for daily accounting tasks, to complete end of fiscal period and end of year tasks, produce income tax forms, and to create an accounting system. 

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SECRETARIAL STUDIES

Program length: one and a half years

Program Objectives

To develop in the students the competencies required to apply the following principles, rules and methods: integrate harmoniously into the school and work environments; to proofread business texts; to apply a keyboarding technique; to manage administrative information; to understand and identify various management approaches to quality; to manage their time; to design the visual format of a document; to write business correspondence; to use database software; to use the basic functions of word processing software; to use the basic functions of spreadsheet software; to use the advanced function of word processing software; to use telecommunication tools; to communicate in a business in an office setting; to handle bilingual communications in an office setting; to produce and receive business correspondence; to produce documents; to handle requests regarding labour laws; to update files; to prepare business meetings; to carry out common and periodic accounting tasks; to produce business correspondence in French; to translate business correspondence into French. ram Objectives

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DIPLOMA OF COLLEGE STUDIES (DCS)

 

TECHNIQUES DE COMPTABILITÉ ET DE GESTION

Program length: 3 years

Program Objectives

Le programme Techniques de comptabilité et de gestion vise à former des personnes aptes à exercer la profession de technicienne et de technicien en comptabilité et en gestion. La technicienne et le technicien en comptabilité et en gestion travaillent dans tous les secteurs d’activité économique, principalement dans les secteurs manufacturiers et des services.

Dans le domaine de la comptabilité, ces personnes peuvent intervenir à toutes les étapes du cycle comptable et doivent être en mesure d’apporter du soutien technique dans toutes les tâches connexes à la comptabilité. Ce travail comporte de plus en plus des tâches d’analyse, de planification et de conseil technique auprès des gestionnaires et de la clientèle.

Dans le domaine de la gestion, ces personnes effectuent des travaux de soutien et d’assistance liés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles d’une entreprise.

Elles sont appelées à évoluer dans un environnement hautement informatisé, à utiliser des outils et des méthodes de gestion intégrée, à contribuer à la gestion de la qualité de leur service et surtout à rechercher, traiter et transmettre de l’information. Elles jouent souvent le rôle d’intermédiaire entre les différents services de l’entreprise, les fournisseurs et la clientèle.

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TECHNIQUES DE BUREAUTIQUE

Program length: 3 years

Program Objectives

Le programme Techniques de bureautique vise à former des secrétaires (sauf les domaines juridique et médical) spécialisées soit en coordination de bureau ou en éditique. 

Voie de spécialisation A - Coordination du travail de bureau

Développer les compétences théoriques et pratiques en gestion, en relation interpersonnelles et en exploitation des logiciels et des nouveaux environnements informatiques. Préparer les élèves à la planification, l'organisation, la supervision et l'évaluation du travail d'une équipe rattachée à une unité de bureau, au recrutement et à la formation du personnel de l'unité de bureau. Préparer les élèves à la rédaction, la révision et la traduction de textes, à l'élaboration de procédures, à la gestion des ressources matérielles et financières d'une unité de bureau, à la gestion de bases de données, à la gestion documentaire et à l'organisation de séminaires, colloques, congrès et autres types d'événements. Développer le leadership et le sens des responsabilités des élèves.

Voie de spécialisation B - Micro-édition et hypermédia

Développer les compétences théoriques et pratiques tant au niveau des outils informatiques qu'au niveau de la rédaction, de la traduction et du traitement linguistique des textes. Préparer les élèves à la production, à la conception graphique et à la mise en pages de cahiers de formation, de formulaires, de rapports, de documents publicitaires, de bulletins et journaux internes, de présentations multimédias, de pages web et autres types de documents hypermédias. Préparer les élèves à la gestion de projets. Développer la créativité des élèves, leur sens de l'esthétisme et le souci du détail.

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